Na busca pelo aumento dos lucros da empresa, vários são os caminhos que podem ser seguidos. Um deles, que merece muita da sua atenção, passa pela melhoria do controle de estoque.

Manter o controle de estoque em dia é de extrema importância para uma empresa apurar o seu movimento de entrada e saída de mercadorias. E, assim, ter informações precisas sobre a demanda que o mercado tem de seu produto, eventuais desvios e também sobre o lucro líquido obtido no final do mês contábil.

Ter um estoque controlado é saber que há a quantidade correta de produtos para que a empresa possa fluir corretamente e atender sua demanda do mercado, sem ter prejuízos com perdas. O que parece óbvio nem sempre é para muitos gestores que ainda não sabem como realizar o controle de estoque corretamente.

Além de ajudar no gerenciamento da empresa, o controle de estoque oferece uma maior eficiência e organização de alguns dos processos internos de sua empresa. Ele também diminui desperdícios, tanto de tempo e energia na hora de fazer gestão quanto de seus recursos financeiros.

Para que serve o controle de estoque?

Muito além de ter um espaço físico organizado, esse controle permite otimizar as tarefas de toda a estrutura da empresa. E assim, trazer inúmeras vantagens e benefícios. Controlar o estoque significa fazer a gestão de uma parte importante dos seus ativos. Além de representar uma estratégia essencial das operações de negócios.

Essas operações podem ser complexas, principalmente se houver mais de um ponto de distribuição. No entanto, deixar de fazê-las ou fazê-las de forma inadequada gerará pequenos erros que podem custar caro. O que veremos mais adiante no decorrer deste artigo.

Economia em gastos desnecessários

Existem mudanças que poderiam ser implementadas para reduzir ou eliminar totalmente os desperdícios de recursos, poupando dinheiro. O planejamento aliado a estratégias que envolvam técnicas e ferramentas certas otimizarão os processos. Assim, fazendo do controle de estoque um fator determinante para o sucesso do negócio.

Sem controle de estoque eficiente, sua empresa pode ter dificuldade em identificar produtos que estão em falta ou baixa quantidade. Isso pode levar a perda de possíveis vendas. Já que, neste caso, seus potenciais clientes poderão procurar outra empresa que possua o produto desejado.

Melhora nas vendas

Um bom controle de estoque é uma vantagem competitiva para a sua empresa. A medida em que possuir determinado produto que esteja em falta nas empresas concorrentes, você garante um aumento das vendas. Além da fidelização de seus clientes.

É péssimo para o vendedor conseguir fechar uma venda difícil e descobrir que não há o produto no estoque. E pior que ele pode demorar a chegar. A frustração não é só do vendedor, mas também do cliente que acaba procurando a concorrência.

Esse é um exemplo muito comum. Mas que deveria não existir para uma empresa organizada e com controle total de seu estoque. Salvo produtos com rara saída e difíceis de serem comprados ou situações específicas de aumento repentino da demanda, o estoque deve estar preparado para atender sua clientela.

A gestão de estoque controla o fluxo de materiais na empresa; que indicam o desempenho de setores como financeiro, vendas e administrativo. Ela permite prever as necessidades de compras futuras e organiza o planejamento da empresa.

O controle de vendas indica quais os produtos com maior procura. E até em que momento do mês há mais vendas sobre ele. Também fala quais os que têm pouca saída e os que são sazonais. Ou seja, os que vendem somente em determinada época. Através dessas observações, é possível compreender as estratégias de vendas desses produtos e como o consumidor tem reagido a elas. Assim como o que pode ser feito no futuro.

Para o setor financeiro, o controle de estoque pode diminuir seus custos, aumentar o fluxo de entradas e saídas e evitar desperdícios. Tudo através de um planejamento seguro mensal.

Vantagens do Controle de Estoque

Muitos departamentos financeiros de empresas que não possuem um controle de estoque equilibrado e fazem compras em demasia de produtos, sem saber sua real necessidade ou mesmo deixam de comprar os que saem mais, acabam demorando para recuperar o capital investido e também perdem possíveis oportunidades de negócio.

O planejamento permite que a empresa não gaste dinheiro com produtos que ficarão guardados no estoque por muito tempo. Gastar com algo que ficará muito tempo parado, é deixar de investir em outras situações mais rentáveis e que tragam outros tipos de retorno a empresa.

Há ainda a possibilidade de armazenar muitos produtos que fiquem obsoletos ou que possam perder a data de vencimento e sejam desperdiçados. Essas questões são péssimas para a saúde financeira da empresa e são evitadas com um controle definido de estoque. Com o estoque devidamente administrado, a produtividade aumenta, os custos diminuem, as perdas são diminuídas ou erradicadas e o capital de giro pode ser investido em outros recursos dentro da própria empresa ou em aplicações financeiras.

O que a falta de controle de estoque pode representar para a sua empresa?

O estoque de uma empresa é, sem dúvida, uma das fontes de recursos mais importantes para o negócio como um todo. Afinal, a comercialização do acervo da empresa é sua principal base de lucros.

Por isso, ter uma contabilidade precisa dos produtos que estão estocados, sua organização e a melhor distribuição desses itens, são iniciativas que podem gerar um alto impacto financeiro sobre seu empreendimento. Assim, aumentando a rentabilidade e otimizando processos.

De maneira adversa, a falta de controle de estoque certamente vai influenciar de modo negativo. Fazendo com que os gastos de manutenção aumentem, requerendo reposições desnecessárias e, ainda, trazendo efeitos prejudiciais na relação com os clientes, com a consequente perda de vendas. Melhor não arriscar, não concorda?

Você por acaso saberia dizer de que modo a falta de controle de inventário pode ser nociva para sua empresa? Pois é o que vai aprender a identificar agora mesmo. Então confira:

Você vai oferecer um serviço ruim aos clientes

A reputação da empresa e o bom relacionamento com os clientes são os principais fatores que se deve constantemente desenvolver, mas que podem sofrer estragos pesados com o desleixo no que se refere à melhor gestão do estoque.

Tal desatenção pode fazer com que você não tenha os produtos desejados pelos clientes no momento adequado, acabando por perder valiosas oportunidades de venda.

Além disso, você também pode investir em artigos que ficam parados por bastante tempo no depósito, imobilizando seu capital desnecessariamente.

É possível, ainda, que ocorra um acúmulo de produtos trocados pelos clientes, já que não existe um registro adequado das informações dos itens disponíveis em estoque. E tudo isso resulta em insatisfação por parte dos consumidores e na prestação de um serviço de má qualidade global para quem você serve.

A empresa vai perder em eficácia e gastar mais

Falhas e desatenções nos registros de inventário podem custar muito caro para a sua empresa. Se não houver um controle adequado do acervo, muitos itens podem ser danificados ou até destruídos ao longo do tempo. Sem mencionar que você não saberá com certeza os motivos que levaram à redução do seu estoque, pois não terá controle sobre desvios de produtos, roubos e furtos.

Nesse caos generalizado, você poderá acabar gastando também com uma parte adicional de seu acervo que você, na verdade, não precisa para o período atual, desperdiçando dinheiro que poderia ser aplicado em outros setores e na compra de outras mercadorias ou insumos.

Você não conseguirá se planejar adequadamente

Os gestores que acompanham de perto seus respectivos estoques são capazes de satisfazer os clientes o tempo todo, dando conta de cada uma das encomendas requeridas. No entanto, se as empresas não têm tempo para se planejar com a devida antecedência, não poderão criar estoques que sigam as demandas e sazonalidades de cada período.

Nesse cenário, um controle efetivo possibilita que o gestor entenda em quais produtos deve aplicar os recursos da empresa, sem que algumas mercadorias fiquem encalhadas no estoque ou faltem na hora em que os clientes venham procurar especificamente por elas.

Quais os principais erros cometidos no controle de estoque e como evitá-los?

Como você percebe, o gerenciamento ineficiente de estoque pode arruinar o seu negócio. Por isso, o controle de acervo é um dos processos mais relevantes para a maioria das empresas que lidam com venda, logística e distribuição de mercadorias.

Afinal, é isso que vai permitir ao empreendedor ter o produto certo que é buscado pelo cliente, na hora em que isso ocorre, sem ter o capital imobilizado em excesso ou perder capital de giro. Conheça agora os 7 maiores erros de quem precisa investir em um controle de estoque de alto nível e saiba como evitá-los:

Não realizar um planejamento de longo prazo

Quando o gestor não planeja seu estoque com boa visão de futuro, podem incidir, pelo menos, duas graves adversidades: a falta de produtos em momentos de grande procura ou o encalhe enorme de artigos em períodos de pouca saída.

No primeiro caso, a empresa frustra o cliente, que pode buscar na concorrência a solução para seus ímpetos de consumo. Depois, pode ficar muito mais caro recuperar esses compradores que trocaram sua empresa em sua preferência de compra.

O outro caso representa um erro de avaliação de cenário ou falta de preocupação com os gastos excessivos, de modo a deixar muito capital investido e parado no acervo. O fato é um grande problema porque restringe o capital de giro e pode acarretar riscos de estragar as mercadorias com prazo de validade ou perecíveis.

Deve-se ter um planejamento que considere as sazonalidades do mercado e os históricos de compras anteriores dos clientes, de sorte que o gestor seja capaz de entender melhor os ciclos de consumo de cada época do ano e tendências do período.

Não falar ou saber quem são seus clientes

Saber o que os clientes querem é um conjunto de informações altamente relevantes para não gastar demais na reposição do estoque, mas investir perfeitamente nas ordens de pedido para seus fornecedores. Usar recursos não planejados para repor o acervo de surpresa vai pôr mais pressão sobre seu sistema, matar sua margem de lucro e pode até ocasionar prejuízos.

Se você busca a satisfação geral do cliente, pesquise justamente com ele sobre o que poderá trazer mais contentamento. Faça pesquisas de mercado, planeje suas ações de acordo com o que os clientes-chave de seu negócio esperam. Crie processos internos que correspondem à cadência dos altos e baixos de consumo de seu público e execute programas de reabastecimento que seja colaborativo com seus fornecedores, em que eles assumem ao menos parte da gestão ou da responsabilidade para repor o acervo diretamente.

Não ter uma boa comunicação interna

Surpresas e iniciativas que nem todos os funcionários estavam sabendo, como promoções dos produtos encalhados e informações sobre a chegada de novas mercadorias, podem gerar um enorme volume de problemas entre os departamentos. Os gerentes e os colaboradores-chave de cada área precisam ser atualizados sempre sobre o que acontece na empresa, para que ocorra a adequada previsão e o melhor planejamento de estoque.

Os dados devem seguir para todos os departamentos pertinentes. Prepare reuniões quando houver mudanças nas demandas dos itens importantes no acervo e com o objetivo de chegar a um consenso sobre o planejamento para o mês.

Ter empregados não qualificados para fazer o controle de estoque

A falta de um programa adequado de treinamento de sua equipe impede que padrões mais bem definidos e condutas estratégicas sejam aproveitados dentro dos processos da empresa. É essencial reconhecer que a gestão de inventário requer aptidões de trabalho profissional, bem como a contratação de pessoal apropriado e treinamento em conformidade. Apenas assim vai ser possível atribuir responsabilidades pela gestão de inventário e metas de planejamento.

Falta de automação no controle de estoque

Se você ainda faz seu controle com uma planilha de controle de estoque manual, talvez a empresa esteja perdendo dinheiro. E sua equipe, com certeza, muito tempo.

Fazer todos os lançamentos manualmente leva muitas horas e não vai lhe dar a oportunidade de conseguir os resultados que um software projetado especificamente para o controle de estoque poderia lhe proporcionar.

Você está desperdiçando recursos, o que o impede de aplicar sua energia em outras áreas que poderiam ajudar seu negócio a crescer muito mais.

Utilizar um software para o gerenciamento de inventário vai ajudar a automatizar tarefas, evitar as falhas humanas mais comuns e acelerar os processos de monitoramento. Além disso, pode diminuir bastante os custos trabalhistas desnecessários.

Ter um sistema de controle de estoque ineficiente implementado dentro dos armazéns

Quando há forte desorganização dentro dos armazéns, haverá perda de tempo na circulação de retirada, recolocação e acomodação dos itens no acervo. Ainda que haja um excelente software em sua empresa

Se houver um planejamento para organizar as mercadorias, elas poderão ser facilmente retiradas para embarque aos destinos dos consumidores. Assim poupando-lhe tempo e dinheiro quando os funcionários atravessam aqueles espaços à procura de um item.

Observe os produtos que mais vendem e coloque-os mais próximos das áreas de transporte. Com o intuito de que eles possam ser mais rapidamente retirados das prateleiras e enviados.

E não coloque as coisas aleatoriamente onde houver espaço disponível. Aloque os produtos com base nos tipos, categorias, tamanhos, cores, entre outros fatores que possam ser relevantes na sua indústria.

Praticar controle de estoque com pouca frequência

Muitas empresas têm que cessar as operações por um dia para verificar o inventário. Isso pode resultar em perdas de vendas e muito menos lucros.

Saiba que esse é um método ultrapassado. E é muito melhor agendar controles regulares de inventário, sem que a empresa precise fechar as portas para cumprir uma enorme checagem de uma vez só.

Novamente ter um software de gestão de estoque será conveniente. Porque um sistema confiável vai mantê-lo a par da situação de seu acervo em tempo real, atualizando as informações de que precisa.

Fazer a gestão de inventário ou controle de estoque pode ser trabalhoso. Mas, por meio de um processo simplificado, de preferência com uma ferramenta confiável, você será capaz de reduzir significativamente os erros e melhorar as operações que podem levar a mais vendas.