• Dionathan Sousa

Inventário Físico - Seu Estoque em Suas Mãos

O Inventário Físico, é o levantamento da quantidade de itens em estoque que estão de posse da empresa ou de terceiros, em relação ao sistema de gerenciamento desse estoque. Também é conhecido pela linguagem popular do comércio por balanço, como você já deve ter visto em algum lugar o aviso: Fechado para balanço.


Representa uma oportunidade de corrigir qualquer imprecisão nos registros, possibilitando uma melhor tomada de decisões em relação à compra, e a ofertas de produtos, além de evitar dor de cabeça com o Fisco.


Além disso, com as organizações buscando trabalhar com custos operacionais cada vez menores, e menos investimentos em ativos circulantes, os estoques estão ficando cada vez mais enxutos em relação à mesmas demandas de alguns anos atrás. Isso torna a atenção com o estoque fundamental, para não ocasionar uma ruptura no estoque.


Quando não há uma certa acuracidade no estoque, o risco de ruptura, ou mesmo de compras desnecessárias, e desperdícios de produtos é enorme. A acuracidade, nada mais é, do que um indicador de qualidade do quão confiável é seu estoque físico em relação ao sistema de controle. Quando a informação do sistema não confere com a existência física dos itens, afirmamos que o estoque não é confiável, ou não tem acuracidade. A falta de confiabilidade dessas informações, afetam todos os setores, pois motiva a tomada de decisões equivocadas, podendo atrasar produções ou causar a falta do produto para o cliente.


Quando encontrada uma divergência, é importante detectar de que forma ela foi ocasionada, para que possa ser corrigida o mais breve possível. Essas diferenças entre estoque físico e o registrado em sistema ocorrem por vários fatores, listei abaixo os três principais motivos:


Fator de Conversão na Entrada do Estoque


Muitas empresas compram em uma unidade de medida, e vendem em outra, mas nem sempre essa conversão é feita nos relatórios. Por exemplo a empresa compra caixas com 12 unidades de detergente, porém vende esses detergentes de forma unitária, portanto quando a empresa dá entrada no produto é importante informar que ela comprou 5 caixas, e que cada caixa possui 12 unidades, informando fator de conversão para que não haja uma diferença.


Registro de Saída Incorreto


Principalmente em supermercados menores, é comum que alguns colaboradores do caixa passem produtos diferentes, mas que possuem o mesmo valor como se fosse apenas um tipo de produto, para ganhar tempo na hora do atendimento. Por exemplo, o chá de limão está custando o mesmo valor do chá de ameixa para o consumidor, por serem produtos diferentes vieram em lotes, ou caixas diferentes, porém quando um consumidor faz a compra de 2 unidades de cada chá, ao registrar a venda, o profissional do caixa sabendo do valor igual dos produtos, passa como se fossem 4 chás de limão. Isso gerará uma divergência no estoque, pois os produtos podem ter sido comprados por valores diferentes. O profissional do setor de compras pode olhar no ERP e verificar que o chá de limão está em falta e comprá-lo sem necessidade, ao invés de efetuar a compra do de ameixa que poderá realmente estar faltando.


Quebra ou Perdas de Produtos em Estoque


É um dos principais motivos por divergências entre o estoque físico e contábil, ocorre na maioria das vezes por descuido no manuseio dos objetos armazenados, em caso de quebras, ou mesmo por um registro inadequado, ou falta de acompanhamento na entrada das mercadorias, além de em alguns casos significar furtos internos.


Com a realização de um inventário físico, é mais fácil e rápido detectar esses problemas, o que torna a realização de ações mais assertiva e eficaz. Estes inventários podem ocorrer de duas maneiras, sendo elas Inventários Periódicos, ou Inventários Rotativos.


Inventário Periódico.


Geralmente feito ao fim do exercício fiscal de cada ano.É feito apenas uma vez ao ano, porém em casos adversos, pode acontecer mais que uma vez ao ano. Nesse tipo de inventário, a empresa toda tem suas atividades paralisadas para a contagem e conferência de todos os itens armazenados no estoque da empresa.


Inventário Rotativo


É realizado todos os dias do ano, com a finalidade de detectar, ou corrigir imprecisões e diferenças, e reduzir perdas ou avarias dos itens. Durante todo ano, alguma equipe, estará fazendo a contagem de produtos em variados setores, para sempre estar certificados de que estoques físico e contábil estão o mais regular possível. Algumas empresas de porte mais elevado, utilizam-se de um terceiro turno, a noite, para fazer esse tipo de inventário, enquanto a empresa não está funcionando. Pois para uma melhor precisão é apropriado que as atividades no setor que esteja sendo feito a contagem sejam interrompidas.


Preparação para o Inventário


O planejamento para a realização do inventário, é uma parte imprescindível para a boa realização do mesmo, caso seja realizado sem um preparo, ou com um planejamento impreciso, pode gerar, perdas, prejuízos ou retrabalhos.


Algumas ações que devem ser definidas antes de inciar para o bom andamento do procedimento como:


Definir qual o tipo de inventário;

Formar as equipes de Coleta;

Eleger responsável pelo andamento;

Estabelecer um parâmetro para recontagem em caso de variações de itens;

Definir Responsável por mensurar os resultados;

Alinhar os Ciclos de contagem;

Estipular Previsão de Tempo necessário para conferência;

Treinar e instruir colaboradores que irão participar do processo.


Após ter definidos esses detalhes, é só juntar suas equipes e colocar a mão na massa, lembrando sempre que quanto melhor o controle que você tem do seu estoque, maior será a competitividade da sua empresa no mercado, menores serão os custos desnecessários, e maiores as chances de aumentar a sua lucratividade.


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